시퀀스와 워크플로우

1. 시퀀스와 워크플로우

1-1. 시퀀스와 워크플로우의 차이

시퀀스와 워크플로우는 업무를 자동화한다는 공통점이 있어 많은 사용자가 차이를 구분하는 데 어려움을 겪습니다. 하지만 두 기능의 차이를 명확히 이해하면, 상황에 맞게 더욱 풍부한 자동화를 구현할 수 있습니다. 시퀀스가 정해진 시간 간격에 따라 여러 액션을 실행하는 자동화라면, 워크플로우는 특정 조건이나 이벤트가 발생했을 때 다음 액션을 실행하는 자동화입니다.

고객의 회원가입 후 3일째에 환영 메일을 보내고, 7일째에 활용 가이드를 발송하는 경우는 시간의 흐름을 기반으로 실행되는 시퀀스를 사용하지만, 고객이 웹 폼을 제출했을 때 문서를 발송하거나, 담당자를 변경해야 하는 경우는 조건·트리거를 기반으로 작동하는 워크플로우를 사용하게 됩니다.

구분	시퀀스 (Sequence)	워크플로우 (Workflow)
구성 단위	시간 간격을 두고 실행되는 액션 묶음 (TODO, 이메일, SMS, 알림톡)	특정 이벤트·조건이 발생했을 때 실행되는 규칙 기반 자동화
예시	“가입 후 3일, 7일, 14일에 이메일 발송”	“딜 단계가 계약 완료로 변경되면 알림 발송 + 담당자 변경”
특징	시간 순서 기반 자동화	조건·트리거 기반 자동화

각 기능은 별개로 사용기도 하지만, 시퀀스와 워크플로우를 동시에 사용해 더욱 정교한 자동화를 구현할 수도 있습니다. 시퀀스가 워크플로우의 하나의 후속 액션으로 사용될 수 있기 때문입니다. 즉, 특정 트리거가 발생했을 때 시퀀스를 실행하는 워크플로우를 만드는 것입니다.

FAQ. 시퀀스의 스텝에 워크플로우를 추가할 수는 없나요?

네, 워크플로우의 액션에 시퀀스를 추가할 수 있는 것과 달리, 시퀀스의 스텝에는 워크플로우를 추가할 수 없습니다.

1-2. 워크플로우 액션에 시퀀스 활용하기

CASE 1) 웹 폼을 제출한 리드를 시퀀스에 등록

• 트리거 - 리드가 웹 폼을 제출했을 때(웹 폼 다중 선택)

• 액션 - 시퀀스에 등록하는 워크플로우

시퀀스와 워크플로우 활용 사례1

CASE 2) 특정 시퀀스를 등록한 리드 중 스코어링 점수 충족 시 담당자 배정 및 TODO 생성

• 트리거 - 리드에게 특정 시퀀스 등록

• 조건 - 리드 스코어링 점수가 3점 이상인 리드

• 액션1 - 두 명 이상의 담당자를 순서대로 배정/ 액션2 - 리드의 담당자가 콜드콜을 진행하도록 TODO 생성

CASE 3) 딜의 상태가 Upsell일 경우 슬랙으로 알림 메세지 발송

• 트리거 - 딜의 필드가 모든 값에서 ‘Won’으로 업데이트

• 조건1 - 딜 파이프라인이 갱신 관리이며/ 조건2 - 딜 파이프라인 단계가 Upgrade

• 액션 - 특정 채널에 슬랙 메세지 발송